Workspaces aufgebohrt

TYPO3 Workspaces gehören seit vielen Jahren zu den leistungsfähigsten Funktionen des Systems. Trotzdem fristen sie in vielen Projekten eher ein Schattendasein. Der Grund ist selten die Funktionalität - sondern meist die Benutzeroberfläche.

Gerade Redaktionen wünschen sich einen klaren Überblick darüber, welche Inhalte sich gerade in Bearbeitung befinden, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist und an welcher Stelle im Freigabeprozess sich ein Inhalt aktuell befindet.

Mit Kanban Workspaces erhält das bewährte TYPO3-Workspace-System genau diese moderne Oberfläche - ohne die bewährten Mechanismen des TYPO3-Cores zu ersetzen.

Das Workspace-Modul von TYPO3 basiert auf einem leistungsfähigen Versionierungs- und Workflow-System. Änderungen werden nicht direkt auf der Live-Umgebung bearbeitet und veröffentlicht, sondern durchlaufen definierte Freigabestufen. Dadurch eignet sich TYPO3 hervorragend für Redaktionen mit mehreren Beteiligten, Freigabeprozessen oder Qualitätssicherung.

In der täglichen Arbeit zeigen sich jedoch typische Herausforderungen:

• Listen werden mit zunehmender Anzahl von Änderungen schnell unübersichtlich.
• er Bearbeitungsstatus eines Inhalts ist nicht sofort erkennbar.
• Verantwortlichkeiten sind nur indirekt nachvollziehbar.
• Der Workflow wirkt für viele Redakteure technisch statt visuell.

Gerade Teams, die aus modernen Projektmanagement-Tools wie Jira, Trello, YouTrack oder Azure Boards kommen, vermissen eine vertraute Arbeitsweise.

Die Extension Kanban Workspaces überträgt das bekannte Kanban-Prinzip auf TYPO3-Workspaces.

Anstatt Änderungen in langen Tabellenlisten zu verwalten, erscheinen Inhalte als Karten auf einem Kanban-Board. Jede Spalte repräsentiert eine Workspace-Stufe, jede Karte ein Inhaltselement oder eine Seite. Per Drag & Drop können Inhalte einfach in die nächste Bearbeitungsphase verschoben werden. Dabei werden weiterhin ausschließlich die offiziellen TYPO3-Workspace-APIs verwendet - es entsteht also kein paralleles Workflow-System.

Die aktuelle Version der Kanban Workspaces bietet bereits zahlreiche Funktionen die den redaktionellen Alltag erleichtern:

• Übersichtliche Kanban-Darstellung aller Workspace-Inhalte
• Drag & Drop zwischen den einzelnen Workflow-Stufen
• Filter nach Sprachen, Ebene und Bearbeitungsstatus
• Suche innerhalb der Workspace-Einträge
• Direkte Unterstützung der TYPO3-Funktion „Send to Stage"
• Label-Änderungen für die Standard-Stages von TYPO3
• Deaktivierung des automatischen Stage-Reset nach dem Speichern
• Interne Kommentare und Historie
• Zuweisung von Verantwortlichkeiten für Inhalte (Assignee)
• Unterstützung für TYPO3 v13 und v14

Ein entscheidender Vorteil der Extension ist ihr Architekturansatz.

Kanban Workspaces ersetzt weder die TYPO3-Workspaces noch erweitert es sie um eigene Versionierungsmechanismen. Stattdessen baut die Extension vollständig auf den bestehenden TYPO3-Core-Funktionen auf und nutzt moderne Technologien wie Dependency Injection, Event Listener und die offiziellen Workspace-APIs. Dadurch bleibt die Kompatibilität zum TYPO3-Workflow erhalten und zukünftige Core-Entwicklungen können weiterhin genutzt werden.

Gerade größere Redaktionsteams profitieren von der visuellen Darstellung. Auf einen Blick ist erkennbar:

• Welche Inhalte befinden sich noch im Entwurf?
• Welche Artikel warten auf eine Freigabe?
• Wo entstehen Engpässe im Workflow?
• Welche Inhalte können veröffentlicht werden?

Statt sich durch Listen zu arbeiten, entsteht ein unmittelbares Verständnis über den aktuellen Arbeitsstand der gesamten Redaktion.

Die Erweiterung richtet sich insbesondere an:

• Unternehmen mit mehrstufigen Freigabeprozessen
• Corporate Newsrooms
• Behörden und öffentliche Einrichtungen
• Hochschulen
• Agenturen mit mehreren Redakteuren
• Marketing-Teams mit regelmäßigen Veröffentlichungen

Überall dort, wo Inhalte gemeinsam entstehen und mehrere Personen am Veröffentlichungsprozess beteiligt sind, sorgt die Kanban-Ansicht für deutlich mehr Übersicht.

Kanban Workspaces zeigt bereits heute, wie sich die bewährten TYPO3-Workspaces mit einer modernen, visuellen Benutzeroberfläche deutlich intuitiver nutzen lassen. Statt technischer Listen erhalten Redaktionen ein Kanban-Board, das den aktuellen Bearbeitungsstand aller Inhalte auf einen Blick sichtbar macht und Freigabeprozesse spürbar vereinfacht.

Die öffentliche Roadmap zeigt außerdem, dass die Entwicklung weit über eine reine Kanban-Darstellung hinausgeht. Ein zentrales Ziel ist es, die bislang starren Workflow-Stufen von TYPO3 deutlich flexibler zu gestalten. Aktuell schreibt TYPO3 feste Standardphasen wie Editing, Ready to Publish und Publishing Execute vor. Individuelle Workflow-Stufen können zwar ergänzt werden, müssen sich jedoch immer zwischen diesen vordefinierten Stationen einordnen.

Künftig soll es möglich werden, diese Standardphasen vollständig durch eigene Workflow-Stufen zu ersetzen oder sie beliebig zu erweitern. Website Betreiber könnten so ihren tatsächlichen Redaktionsprozess deutlich präziser abbilden - beispielsweise mit Phasen wie Idee, Konzept, Feedback, Interne Freigabe, SEO, Marketing Review oder Geplant, bevor ein Inhalt überhaupt veröffentlicht wird.

Ein weiterer geplanter Schritt betrifft die Flexibilität beim Verschieben von Inhalten zwischen den Workflow-Stufen. Derzeit können Inhalte nur schrittweise in die jeweils nächste Phase verschoben werden. Perspektivisch soll es möglich sein, Workflow-Stufen gezielt zu überspringen und Inhalte direkt in eine beliebige freigegebene Phase zu verschieben. Das erleichtert insbesondere Sonderfälle wie Hotfixes, kurzfristige Veröffentlichungen oder Inhalte, die nach einer Überarbeitung nicht erneut den vollständigen Freigabeprozess durchlaufen müssen.

Auch die Zusammenarbeit innerhalb der Redaktion soll weiter verbessert werden. Die bestehende Kommentarfunktion soll zu einem modernen Benachrichtigungssystem ausgebaut werden. Geplant sind @Mentions für einzelne Backend-Benutzer sowie komplette Backend-Gruppen. Rückfragen, Hinweise oder Freigabeanfragen könnten damit direkt an der jeweiligen Aufgabe erfolgen – ähnlich wie man es aus Jira, Trello oder YouTrack kennt. Die gesamte Kommunikation bliebe unmittelbar am Inhalt dokumentiert und nachvollziehbar.

Roadmap:

• #30: flexiblere Prozesssteuerung (Stages überspringen)
• #31: vollständig konfigurierbare Workflows statt fester TYPO3-Stages
• #32: integrierte Kollaboration mit Kommentaren und @Mentions

Diese geplanten Funktionen zeigen deutlich die langfristige Vision der Extension: Kanban Workspaces entwickelt sich von einer modernen Oberfläche für TYPO3 Workspaces zu einer zentralen Plattform für Redaktions- und Freigabeprozesse. Individuelle Workflows, flexible Prozesssteuerung und integrierte Teamkommunikation greifen dabei nahtlos ineinander und machen TYPO3 noch attraktiver für professionelle Redaktionsteams.

Um die Weiterentwicklung von Kanban Workspaces nachhaltig voranzutreiben, haben wir ein offenes und zeitlich unbegrenztes Crowdfunding ins Leben gerufen.

Bereits ab 985 € netto können Unternehmen Funding-Partner werden. Als Dankeschön erhalten sie eine namentliche Erwähnung inklusive Logo und Backlink in der README.md des Code-Repositorys sowie eine dauerhafte Nennung in der offiziellen Extension-Dokumentation. Darüber hinaus profitieren Funding-Partner von einem bevorzugten Zugang zu neuen Entwicklungen und Funktionen.

Zusätzlich bieten wir die Möglichkeit eines Feature-Sponsorings. Unternehmen können gezielt die Entwicklung einzelner Funktionen oder Erweiterungen finanzieren und so die Roadmap von Kanban Workspaces aktiv mitgestalten.

Sie möchten die Weiterentwicklung unterstützen oder ein bestimmtes Feature sponsern? Dann freuen wir uns auf Ihre Nachricht an hello(at)web-vision.de.

Unser herzlicher Dank gilt den folgenden Unternehmen, die die Weiterentwicklung des Projekts als Funding-Partner bereits ermöglicht haben.