Workspaces in TYPO3

Aktuell ist das Workspaces-Modul ein “verstecktes Juwel” in TYPO3, wird aber leider von vielen Editoren nur selten genutzt. Mit diesem Artikel wollen wir ein wenig die Geheimnisse um dieses Power-Feature von TYPO3 lüften. 

Des weiteren geben wir einen Ausblick auf die aktuell in Entwicklung befindliche Add-On Extension “Kanban Workspaces”, welche sich in einem Crowd-Funding unter Mentoring der web-vision befindet.

Das TYPO3 Modul Workspaces erweitert TYPO3 um die Möglichkeit, Inhalte und Änderungen in einem kontrollierten Umfeld zu bearbeiten, ohne direkt die Live-Version der Website zu beeinflussen.  Es baut dabei auf dem Versionierungssystem von TYPO3 auf und bietet eine Benutzeroberfläche zur Verwaltung von Änderungen, Freigaben und Publikationen.

Es gibt standardmäßig mindestens den „LIVE“ Workspace (also die aktive Live-Website), und zusätzlich können beliebig viele benutzerdefinierte Workspaces erstellt werden. Dies ermöglicht die Vorbereitung und Durchführung von Arbeiten im TYPO3 Backend mit individuellen Arbeitsabläufen bzw. Workflows.

Hier ein Beispiel für einen möglichen Arbeitsablauf für die Erstellung redaktioneller Inhalte:

• Status 1: Idee / Entwurf / Open. In dieser Phase wird die Idee für einen Artikel oder Inhalt grob skizziert, eine mögliche Gliederung zusammengetragen und möglicherweise auch bereits ergänzende Inhalte wie unterstützende Bilder gesammelt.
• Status 2:  Recherche / Feedback. Die Ergebnisse aus der ersten Phase werden nochmals einem internen Feedback unterzogen oder durch Recherche von Quellen untermauert. Externe Experten werden hinzugezogen und um Feedback gebeten. Bereits hier können Anmerkungen mittels Workspace-Module eingeholt werden.
• Status 3: Bearbeitung / In Progress. Hier wird der eigentliche Artikel oder Inhalt erstellt.
• Status 4: Interne Prüfung / Internal Review. Quasi das Lektorat. Man überprüft den Artikel auf Fehler und versucht die Sprache zu verbessern.
• Status 5: Fertig zur Freigabe / Customer Review . Der Artikel ist fertig, muss aber noch terminlich und gegebenenfalls mit anderen Beiträgen (Cross-Postings) auf Social-Media koordiniert werden.
• Status 6: Publikation / Deployment / Publish. Der Artikel wird veröffentlicht und das Erfolgsmonitoring setzt ein.

Während all dieser Phasen kann man jederzeit mit TYPO3 wie gewohnt weiter arbeiten, bei Bedarf eine Vorschau der Inhalte ansehen und sogar einen A/B-Vergleich der Website mit Ihren Inhalten vorher und nachher sehen. Besonders hilfreich dabei ist, dass hier unterschiedliche Ansichtsmodi “horizontal", “vertikal” und “Slider” zur Verfügung stehen, um die Änderungen besser zu erfassen und mit der Ursprungsversion zu vergleichen.

In der Workspace-Konfiguration können Rollen für Bearbeiter, Prüfer oder Herausgeber für die einzelnen Stufen eines Arbeitsablaufs definiert werden.  Für jeden Statuswechsel können damit bestimmte Backend-User oder User-Gruppen automatisch informiert werden.

Selbst externe User - ohne einen eigenen Zugriff zum TYPO3 Backend zu haben - können in den Arbeitsablauf integriert werden. Sie können entweder mittels automatisch generierten Vorschaulinks oder per Email über den aktuellen Status des Artikels und den dort vorgenommenen Änderungen informiert werden. Mit den generierten Vorschaulinks ist der Artikel auch ohne ein Login abrufbar. 

Versionsverwaltung & Rücknahme: Jede Änderung wird automatisch versioniert, sodass man Änderungen nachvollziehen, vergleichen oder bei Bedarf zurücksetzen kann. Besonders praktisch hierbei ist der sogenannte Diff-Vergleich, der neue Texte in grün und weggefallene Texte in rot markiert darstellt. 

Zugriffssteuerung & Arbeitsbereiche: Workspaces erlauben es, Zugriffsrechte je nach Workspace zu definieren (welche Redakteure arbeiten in welchem Workspace, wer darf veröffentlichen) und auch bestimmte Seitenbereiche (Pagetrees) pro Workspace einzuschränken.

Zeit- oder Ereignis-gesteuerte Publikation: Änderungen können vorbereitet und dann zu einem bestimmten Zeitpunkt publiziert werden. 

Wir bei web-vision, haben die Patenschaft für das Crowdfunding des aktuell in Entwicklung befindlichen Kanban Workspaces Modul für TYPO3 übernommen und  unterstützen darüber hinaus im Rahmen von  Qualitätssicherung und Debugging. 

Wir möchten mit dieser Erweiterung für TYPO3 einen Aufgaben- und Workflow-basierten Ansatz in TYPO3 etablieren, der sich an bekannten Tools wie Jira oder Trello orientiert und mit einem konfigurierbaren Kanban Board aufwartet. Dabei soll das Modul ergänzend zu dem Workspaces-Modul in TYPO3 agieren und dessen Konfigurationen nutzen.

• Eigenständige TYPO3-Erweiterung, die mit EXT:workspaces kompatibel ist
• Möglichkeit für Benutzer, alle geänderten, neu erstellten oder gelöschten Inhalte in einer Kanban-Board-Ansicht anzuzeigen
• Drag-and-Drop-Funktionalität
• Implementierung für Suche und Filterung
• Bereitstellung direkter Links für die Bearbeitung
• Anzeige der Kanban-Board-Inhalte für eine ausgewählte Seite aus dem Seitenbaum

Aktuell befindet sich das Projekt “Kanban Workspaces” in der Crowdfunding-Phase bis zum Jahresende 2025. Für 960 EUR netto erhalten Funding-Partner Erwähnungen in der Readme.md-Datei mit Logo und Backlink im Code-Repository, sowie eine dauerhafte Erwähnung in der Extension-Dokumentation und bevorzugten Zugriff auf die Extension.

Die Extension wird später als Open-Source-Software kostenfrei im TYPO3 Extension Repository verfügbar gemacht.

Interessenten wenden Sich bitte per Email an hello(at)web-vision.de. Die Zahlung des Crowdfunding-Anteils wird erst mit Veröffentlichung der Extension fällig.

Die folgenden Unternehmen haben bereits das Funding für das Kanban-Workspace Modul für TYPO3 zugesagt.